Ce guide explique comment SYGEC organise la scolarité : où se trouvent les élèves, comment on les inscrit, ce qui se passe quand un élève part ou revient, et comment on prépare l'année suivante. Il s'adresse au secrétariat et à la direction.
Les cinq pages du module
Le module Scolarité regroupe cinq pages, accessibles depuis le menu ou depuis le tableau de bord de la Scolarité :
| Page | À quoi elle sert |
|---|---|
| Inscriptions de l'année | Inscrire, réinscrire et suivre les élèves de l'année scolaire en cours |
| Annuaire des élèves | Retrouver le dossier complet de tous les élèves, présents ou passés |
| Parents d'élèves | Consulter les parents et tuteurs rattachés aux élèves |
| Tarifs d'inscription | Voir les frais appliqués à chaque inscription |
| Passage d'année | Réinscrire les élèves dans l'année suivante, classe par classe |
Le tableau de bord de la Scolarité donne en un coup d'œil le nombre d'élèves inscrits, les inscriptions de la période (ce mois, 30 jours, trimestre, année, année académique), la répartition filles/garçons, les parents rattachés, les effectifs par classe et les dernières inscriptions.
Élève, inscription, parent : ne pas confondre
- L'élève est une personne : son dossier (identité, parents, notes, factures, documents) vit dans l'Annuaire et ne disparaît pas d'une année à l'autre.
- L'inscription relie un élève à une classe pour une année scolaire. C'est elle qui déclenche les frais.
- Le parent ou tuteur est rattaché à un ou plusieurs élèves.
Ce que SYGEC fait pour vous à chaque inscription
Quand vous inscrivez ou réinscrivez un élève, SYGEC prépare automatiquement :
- ses tarifs, recopiés de ceux de sa classe (modifiables élève par élève) ;
- une seule facture d'inscription ou de réinscription ;
- ses factures mensuelles de scolarité pour les mois de l'année scolaire.
Les règles à connaître
- Une seule inscription par élève, par année scolaire et par classe. Changer de classe en cours d'année est un changement de classe, pas une nouvelle inscription.
- Les frais d'inscription ne sont facturés qu'une fois par année et par élève, même après un départ suivi d'un retour.
- Règle du 15 : un mois de scolarité est dû si l'élève est présent le 15 de ce mois. Exemple pour une année d'octobre à juin : inscrit le 15 octobre, 9 mois sont facturés ; inscrit le 16 octobre, 8 mois (de novembre à juin).
- Un départ ne supprime pas le passé : les mois déjà dus restent dus ; seules les factures de scolarité futures sont annulées.
- Un retour ne crée pas de nouvelle inscription : on enregistre simplement la date de retour.
- Un tarif à 0 pour tous les frais empêche la création de la facture ; une inscription sans classe ne peut pas être facturée.
Par où commencer
- Vérifier que les classes et leurs tarifs existent (voir Vérifier et modifier les tarifs des classes).
- Inscrire le premier élève avec l'assistant Inscription complète.
- Contrôler son inscription et ses factures.
- Rattacher les parents si besoin.
Dans ce module
- L'annuaire des élèves : consulter, rechercher, ajouter, modifier, supprimer.
- Les inscriptions : consulter, inscrire, réinscrire, modifier, annuler, enregistrer un départ puis un retour.
- Les parents d'élèves.
- Les tarifs d'inscription.
- Le passage d'année.