Les factures sont normalement générées automatiquement à l'inscription. Vous pouvez aussi en créer une à la main pour des frais particuliers.
Voici comment créer une facture :
- Allez dans Finances › Frais d'inscription (ou Frais d'examens).
- Cliquez sur le bouton Nouvelle facture d'inscription (ou Nouvelle facture de frais d'examen) : la page Nouvelle facture s'ouvre.
- Dans Sélectionner l'élève, choisissez l'inscription concernée.
- Choisissez le Type (Scolarité, Inscription, Réinscription, Examen ou Autre) et le Statut.
- Vérifiez la Date d'émission et la Date d'échéance (30 jours plus tard par défaut). Au besoin, renseignez la périodicité, le mois, l'année et des notes.
- Dans Détail des frais de la facture, cliquez sur le bouton + pour ajouter une ligne, choisissez le frais (Assurance, Cantine, Examen, Frais de scolarité, Inscription, Réinscription), puis ajustez la quantité et le prix unitaire. Le total se calcule seul.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider. Vous revenez à la fiche de l'inscription, où la facture apparaît dans l'onglet Factures.
Attention : une facture sans ligne de frais n'est pas créée. SYGEC affiche « La facture n'a pas été créée : elle ne contient aucune ligne de frais. Ajoutez au moins une ligne (frais et montant) dans le formulaire, puis enregistrez à nouveau. »
Voici comment modifier une facture :
- Ouvrez la facture : dans la liste, cliquez sur Gérer › Modifier (ou, dans l'onglet Factures d'une inscription, sur Modifier la facture).
- Corrigez les lignes de frais ou les autres champs de la page Modifier la facture.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider : le total est recalculé.
Voici comment annuler une facture :
- Ouvrez la facture avec Gérer › Voir.
- Cliquez sur le bouton Annuler la facture.
- Dans la fenêtre « Annuler définitivement cette facture ? », cliquez sur Oui, continuer.
Le statut passe à Annulée et SYGEC affiche « Facture annulée : aucune action possible » : il n'y a plus ni bouton Encaisser, ni bouton Supprimer.
Voici comment supprimer une facture qui n'est pas annulée :
- Dans l'onglet Factures de l'inscription (ou dans la liste), cliquez sur Supprimer la facture.
- Dans la fenêtre « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette facture ? », cliquez sur Oui, continuer : la page Confirmation de suppression s'ouvre.
- Cochez « Je confirme vouloir supprimer définitivement cette facture », puis cliquez sur Supprimer définitivement.
Attention : la suppression est irréversible. Pour corriger une erreur sur une facture déjà émise, préférez l'annulation.