Ce guide explique comment SYGEC facture les familles : quelles factures existent, comment elles sont créées, comment on suit ce qui reste à payer. Il s'adresse à la comptabilité, au secrétariat et à la direction. L'encaissement et la caisse ont leur propre guide.
Les quatre pages de la facturation
| Page | À quoi elle sert |
|---|---|
| Frais de scolarité | Suivre les mensualités de chaque élève, mois par mois (matrice de suivi) |
| Frais d'inscription | Consulter et gérer les factures d'inscription et de réinscription |
| Frais d'examens | Consulter et gérer les factures de frais d'examens |
| Reste dû par élève | Voir, pour chaque élève, ce qui reste à payer par type de frais |
Chaque page affiche en haut quatre repères : Total facturé, Total encaissé, En attente et Taux de collecte.
Les types de factures
- Inscription et Réinscription : une seule par élève et par année scolaire.
- Scolarité : une facture par mois de l'année scolaire.
- Examen : les frais d'examens.
- Autre : les frais divers.
D'où viennent les factures
Vous n'avez pas à les créer une par une : quand un élève est inscrit ou réinscrit, SYGEC génère sa facture d'inscription et ses factures mensuelles de scolarité d'après les tarifs de sa classe (voir le guide de la Scolarité).
Les statuts d'une facture
Brouillon, En attente, Non payé, Émise, Partiellement payée, Payée, En retard et Annulée. Le solde d'une facture est son total moins les paiements validés ; il se recalcule après chaque paiement. Une facture annulée le reste.
Les règles à connaître
- Règle du 15 : un mois de scolarité est facturé si l'élève est présent le 15 de ce mois.
- Un départ ne supprime pas le passé : seules les factures futures sont annulées ; les sommes déjà payées sur un mois annulé sont signalées comme trop-perçu.
- Une facture annulée n'est pas réactivée par un recalcul.
- Les corrections qui touchent le passé financier (rattrapage de mois passés, annulation ou régénération en masse) sont réservées à la direction ; un compte de secrétariat est renvoyé à l'accueil.
Par où commencer
- Ouvrir Reste dû par élève pour voir qui doit quoi.
- Ouvrir Frais de scolarité pour suivre les mois en retard.
- Ouvrir la facture d'un élève pour l'imprimer ou encaisser un paiement.
À lire ensuite
- Consulter les factures de scolarité et les impayés
- Consulter les factures d'inscription
- Consulter les factures d'examens
- Consulter le reste dû par élève et par frais