Démarrer avec SYGEC : le guide complet des premiers pas

Pour qui ? L'administrateur de l'établissement, lors de la mise en service.
Ce dont vous avez besoin : vos identifiants d'administrateur et un navigateur web.
Ce que vous obtenez : un établissement configuré, une équipe créée et la possibilité d'inscrire vos premiers élèves et d'encaisser.

Les trois temps du démarrage

1. Se connecter

1. Ouvrez l'adresse de SYGEC fournie par votre établissement.
2. Sur la page Connexion, choisissez l'onglet de votre profil : Admin, Enseignant, Parent ou Élève.
3. Saisissez votre Nom d'utilisateur et votre Mot de passe.
4. Cliquez sur Se connecter.

Résultat attendu : la page d'accueil s'affiche avec le message « Bienvenue, » suivi de votre nom d'utilisateur.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur Mot de passe oublié ? sous le champ du mot de passe.

2. Se repérer dans SYGEC

L'accueil indique votre rôle (« Connecté en tant que Administrateur »), le nom de l'établissement et l'année scolaire en cours. Il propose huit grandes entrées :

En haut de l'écran, vous trouvez la recherche, les notifications, le bouton Agent et votre menu de profil. Ce dernier propose : Profil, Paramètres, Changer le mot de passe, Changer de site / d'année, Messages, Préférences et Se déconnecter.

Sur un écran étroit (téléphone), une barre en bas donne accès à Accueil, Élèves, Finances, Notifications et Plus.

Conseil de sécurité : changez votre mot de passe dès la première connexion, depuis le menu de profil › Changer le mot de passe.

3. Configurer l'établissement avec l'assistant

L'Assistant de configuration vous guide en 9 étapes. Il est réservé aux administrateurs. Les étapes 1 à 8 se terminent par Enregistrer et continuer (la dernière par Terminer la configuration) ; Précédent vous ramène à l'étape d'avant.

Pour l'ouvrir ou le rouvrir : Administration › Configuration générale › Assistant de configuration. Si la configuration est déjà terminée, vous arrivez sur l'écran de synthèse, où Revoir les étapes permet de reprendre à la première étape.

L'ordre affiché à l'écran est : Établissement, Année scolaire, Site, Cycles et classes, Pédagogie, Frais et tarifs, Encaissement, Accès en ligne, Notifications.

Étape 1 — Identification de l'établissement

Ces informations apparaissent sur les reçus, factures, bulletins et documents officiels.

• Champs obligatoires (*) : Nom officiel de l'établissement, Type d'établissement, Système éducatif, Ville, Pays, Adresse / quartier, Téléphone principal, E-mail institutionnel.
• Type d'établissement : École maternelle, Primaire, Collège, Lycée, Complexe scolaire, Université / Institut supérieur, Centre de formation professionnelle, Autre.
• Système éducatif : il détermine les cycles, niveaux et le programme proposés aux étapes « Cycles et classes » et « Pédagogie ».
• Facultatif : sigle, slogan, site web, coordonnées du responsable / directeur, devise monétaire, préfixe des matricules (placé devant le numéro de chaque élève), logo (PNG ou JPG, 2 Mo maximum).
• Modules et fonctionnalités : cochez ceux que vous voulez activer. Scolarité, Pédagogie et Finances sont recommandés ; viennent ensuite Vie scolaire, Ressources humaines, Communication, Pilotage et Assistant IA. Vous pourrez les modifier à tout moment dans Paramètres › Configuration générale › Modules actifs.

Étape 2 — Année scolaire

Les périodes (trimestres ou semestres) et les mois de scolarité sont créés automatiquement à partir des dates. Ils servent aux bulletins et aux factures mensuelles.

• Choisissez l'Année scolaire ou Nouvelle année scolaire…, puis la Date de rentrée et la Date de clôture.
• Choisissez le Découpage de l'année : 3 trimestres, une période tous les 2 mois, 2 semestres, ou année unique.
• Si l'année existe déjà, l'enregistrer de nouveau met à jour ses dates et ajoute les périodes manquantes, sans doublon.

Étape 3 — Site à configurer

• Un seul établissement : continuez directement.
• Plusieurs sites : déclarez-les ici avant de configurer les classes. Les classes, tarifs et caisses sont propres à chaque site ; les années scolaires, types de frais, niveaux et matières sont communs. Le bouton Configurer ce site change le site en cours de configuration.

Étape 4 — Cycles, niveaux et classes

1. Cochez les cycles ouverts (Préscolaire, Primaire, Collège, Lycée, Lycée technique / commercial, Supérieur / Professionnel) : leurs niveaux s'affichent.
2. Pour chaque niveau, indiquez ses divisions (A, B…) ; laissez vide s'il n'y a qu'une classe. Au lycée, indiquez les séries (A, C, D).

Les classes déjà créées sont conservées ; seules les nouvelles sont ajoutées. Décocher un niveau ne supprime pas ses classes.

Étape 5 — Organisation pédagogique

Choisissez le Programme suivi : Programme officiel INRAP (Congo-Brazzaville) ou Programme propre à l'établissement. Les matières de chaque classe, avec leurs heures et coefficients, sont affectées automatiquement ; il vous restera à désigner les professeurs. Vous pouvez ensuite ajuster classe par classe (Ajouter une matière, ou décocher une matière à retirer).

Si des contrôles, examens ou notes existent déjà, l'import du programme officiel n'est plus proposé : les matières se modifient alors classe par classe.

Étape 6 — Frais et tarifs

1. Activez les types de frais appliqués : Inscription, Réinscription, Cantine, Frais de scolarité, Assurance, Examen. Vous pouvez en ajouter (uniforme, transport, activités…).
2. Pour chacun, choisissez la facturation : Une fois par an ou Chaque mois.
3. Saisissez le montant de chaque classe. Recopier la 1re ligne sur tout le cycle évite de tout ressaisir ; Remplir par IA accepte un texte, un fichier Excel ou un scan.

Un montant vide ou à 0 désactive ce frais pour la classe. Ces tarifs sont repris à l'inscription de chaque élève pour générer ses factures. Vous pourrez les modifier dans Finances › Tarifs des classes.

Étape 7 — Encaissement

• Cochez les moyens de paiement acceptés : Espèces, Virement bancaire, Chèque, Carte bancaire, Mobile Money, Transfert, Autre.
• Saisissez vos caisses, une par ligne : la première est la caisse principale.
• Cochez Gérer aussi les dépenses (décaissements) dans SYGEC si vous le souhaitez.

Étape 8 — Accès en ligne

Choisissez ce que les enseignants, parents et élèves peuvent faire en ligne :

• les enseignants saisissent leurs notes en ligne ;
• les parents et élèves consultent notes, factures et bulletins en ligne ;
• plusieurs responsables par élève (père, mère, tuteur).

Les comptes de l'équipe se créent après la configuration (voir « Lancer l'activité »).

Étape 9 — Notifications et validation

Cochez les alertes envoyées automatiquement aux familles : reçu numérique après chaque paiement, rappels d'échéances et impayés, alerte d'absence ou de retard, publication des moyennes et bulletins, convocations et annonces générales. Vérifiez le récapitulatif, puis cliquez sur Terminer la configuration.

Résultat attendu : l'écran « Configuration terminée » s'affiche : « SYGEC est prêt pour les inscriptions et l'encaissement ».

4. Lancer l'activité : les 5 premières actions

L'écran de fin propose la liste Premiers pas. Vous pouvez aussi Revoir les étapes ou cliquer sur Accéder à SYGEC.

En cas de difficulté

• Pour revenir sur une étape, utilisez Précédent ou Revoir les étapes : vos réglages restent modifiables.
• Si un point reste bloqué, utilisez Envoyer un ticket sur le centre d'aide.

Pour aller plus loin

• Se connecter à SYGEC
• Changer son mot de passe
• Se repérer dans l'accueil et la navigation
• Les 9 étapes de l'assistant, une par une
• Créer les comptes de l'équipe
• Inscrire un premier élève
• Importer une liste d'élèves
• Vérifier les tarifs des classes
• Ouvrir la caisse