Questions Fréquentes & Réponses Pratiques
Q1 : Pourquoi le système exige-t-il d'ouvrir une session de caisse avant d'encaisser ?
L'ouverture de session de caisse garantit la sécurité financière et la traçabilité des opérations. Elle permet d'enregistrer le fond de caisse initial de chaque caissier et de produire un arrêté de compte rigoureux (Rapport Z) lors de la clôture de journée.
Q2 : J'ai commis une erreur de montant lors d'un encaissement, comment rectifier ?
Conformément aux règles comptables, un reçu validé ne peut pas être supprimé. Il doit être annulé : ouvrez le détail du paiement et cliquez sur Annuler le reçu. Le solde dû par la famille et le total de la caisse sont automatiquement corrigés avec mention de l'annulation.
Q3 : Comment identifier rapidement les familles ayant des impayés de scolarité ?
Dans le menu Finances > Scolarité, appliquez le filtre de statut En retard ou Impayé. Vous obtiendrez la liste complète des élèves concernés et pourrez imprimer un état de relance ou leur envoyer un rappel SMS en lot.
Q4 : Comment clôturer sa journée de caisse et éditer le rapport Z ?
En fin de service, accédez à Finances > Caisses > Clôturer la session. Vérifiez le montant physique en espèces par rapport au total théorique calculé par SYGEC, validez la clôture puis imprimez le Rapport Z à joindre au versement bancaire.
Q5 : Comment imprimer un duplicata de reçu de scolarité pour un parent ?
Dans l'historique des règlements ou directement sur la fiche de l'élève, repérez le versement concerné et cliquez sur l'icône Imprimer le reçu. Une mention 'Duplicata' y figure pour prévenir tout double emploi.
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